רובנו מכירים מערכות נקודות מכירה (POS) - ומקיימים איתן אינטראקציה כמעט כל יום - גם אם איננו מודעים לכך.
מערכת קופה היא אוסף של טכנולוגיות המשמשות קמעונאים, מפעילי מגרשי גולף ובעלי מסעדות למשימות כמו קבלת תשלומים מלקוחות. מערכת הקופה מאפשרת לכל אחד, החל מיזמים בעלי ידע עסקי ועד לבעלי מלאכה שרוצים להפוך את ההתלהבות שלהם לקריירה , להקים עסק ולצמוח.
במאמר זה, נדון בכל נושאי הקופה שלך ונכין לך את הידע הדרוש לבחירת המערכת המתאימה לעסק שלך.
השתמש במדריך לרכישת קופה בחינם כדי לשפר את החיפוש שלך. למד כיצד לתכנן את הצמיחה של החנות שלך ובחר מערכת קופה שתוכל לתמוך בעסק שלך עכשיו ובעתיד.
התפיסה הראשונה להבנת מערכת הקופה היא שהיא מורכבת מתוכנה של נקודות מכירה (פלטפורמה עסקית) וחומרה של נקודות מכירה (קופה רושמת ורכיבים נלווים התומכים בעסקאות).
באופן כללי, מערכת קופה היא התוכנה והחומרה הנדרשת על ידי עסקים אחרים כגון חנויות, מסעדות או מגרשי גולף כדי לנהל עסקים. מהזמנה וניהול מלאי לעיבוד עסקאות ועד ניהול לקוחות ועובדים, נקודת המכירה היא המרכז המרכזי לשמירה על ניהול העסק.
תוכנת קופה וחומרה יחד מספקות לחברות את כל הכלים הדרושים להן כדי לקבל שיטות תשלום פופולריות ולנהל ולהבין את תקינות החברה. אתה משתמש בקופה כדי לנתח ולהזמין את המלאי, העובדים, הלקוחות והמכירות שלך.
POS הוא קיצור של נקודת מכירה, המתייחס לכל מקום בו יכולה להתבצע עסקה, בין אם מדובר במוצר או בשירות.
עבור קמעונאים, זה בדרך כלל האזור שמסביב לקופה. אם אתה במסעדה מסורתית ואתה משלם לקופאי במקום למסור את הכסף למלצרית, אז גם האזור ליד הקופה נחשב לנקודת מכירה. אותו עיקרון חל על מגרשי גולף: כל מקום בו שחקן גולף קונה ציוד חדש או משקה הוא נקודת מכירה.
החומרה הפיזית התומכת במערכת נקודות המכירה ממוקמת באזור נקודת המכירה - המערכת מאפשרת לאזור זה להפוך לנקודת מכירה.
אם יש לך קופה מבוססת ענן ניידת, כל החנות שלך הופכת למעשה לנקודת מכירה (אבל נדבר על זה בהמשך). מערכת הקופה מבוססת ענן ממוקמת גם מחוץ למיקום הפיזי שלך מכיוון שאתה יכול לגשת למערכת מ בכל מקום כי הוא לא קשור לשרת באתר.
באופן מסורתי, מערכות קופה מסורתיות פרוסות באופן פנימי לחלוטין, מה שאומר שהן משתמשות בשרתים באתר ויכולות לפעול רק באזורים ספציפיים של החנות או המסעדה שלך. זו הסיבה שמערכות קופה מסורתיות טיפוסיות - מחשבים שולחניים, קופות רושמות, מדפסות קבלות, סורקי ברקוד , ומעבדי תשלומים - כולם ממוקמים בדלפק הקבלה ולא ניתן להזיז אותם בקלות.
בתחילת שנות ה-2000 התרחשה פריצת דרך טכנולוגית גדולה: ענן, שהפך את מערכת הקופה מדרישת שרתים באתר לאירוח חיצוני על ידי ספקי תוכנת קופה. עם הופעת האחסון והמחשוב מבוססי ענן, טכנולוגיית הקופה לקחה את הדבר הבא. שלב: ניידות.
באמצעות שרתים מבוססי ענן, בעלי עסקים יכולים להתחיל לגשת למערכת הקופה שלהם על ידי איסוף כל מכשיר המחובר לאינטרנט (בין אם זה מחשב נייד, שולחני, טאבלט או סמארטפון) וכניסה לפורטל העסקי שלהם.
למרות שהמיקום הפיזי של ארגון עדיין חשוב, עם קופה מבוססת ענן, ניהול המיקום הזה יכול להתבצע בכל מקום. זה שינה את הדרך שבה קמעונאים ומסעדות פועלים בכמה דרכים מרכזיות, כגון:
כמובן, אתה יכול לנסות להשתמש בקופה רושמת פשוטה. אתה יכול אפילו להשתמש בעט ונייר כדי לעקוב אחר המלאי והמצב הפיננסי שלך. עם זאת, תשאיר הרבה מקום לטעויות אנוש פשוטות - מה אם עובד לא יקרא את תג מחיר נכון או מחייב את הלקוח בצורה מופרזת? איך תעקוב אחר כמויות המלאי בצורה יעילה ומעודכנת? אם אתה מנהל מסעדה, מה אם אתה צריך לשנות את התפריטים של מספר מיקומים ברגע האחרון?
מערכת נקודות המכירה מטפלת בכל זה עבורך על ידי אוטומציה של משימות או מספקת לך כלים לפשט את ניהול העסק ולהשלים אותו מהר יותר. בנוסף להפיכת חייך לקלים יותר, מערכות קופה מודרניות מספקות גם שירותים טובים יותר ללקוחות שלך. מסוגל לנהל עסקים, לספק שירותים ללקוחות ולעבד עסקאות מכל מקום יכול לצמצם את תורי התשלומים ולהאיץ את שירות הלקוחות. ברגע שחווית לקוח ייחודית לקמעונאים גדולים כמו אפל, היא זמינה כעת לכולם.
מערכת הקופה המבוססת על ענן נייד מביאה גם הרבה הזדמנויות מכירה חדשות, כמו פתיחת חנויות פופ-אפ או מכירה בתערוכות ופסטיבלים. ללא מערכת קופה, תבזבז זמן רב על הגדרה ופיוס לפני ואחרי האירוע.
ללא קשר לסוג העסק, כל נקודת מכירה צריכה לכלול את הפונקציות המרכזיות הבאות, שראויות לשיקולך.
תוכנת קופאי (או אפליקציית קופאית) היא החלק של תוכנת קופה לקופאיות. הקופאית תבצע כאן את העסקה, והלקוח ישלם כאן עבור הרכישה. כאן גם הקופאית תבצע משימות נוספות הקשורות לרכישה, כגון כמו החלת הנחות או עיבוד החזרות והחזרים בעת הצורך.
חלק זה של משוואת התוכנה של נקודת המכירה פועל כתוכנה מותקנת במחשב שולחני או שניתן לגשת אליו דרך כל דפדפן אינטרנט במערכת מודרנית יותר. תוכנת ניהול עסקים כוללת תכונות מתקדמות שונות שיכולות לעזור לך להבין ולתפעל טוב יותר עסקים, כגון איסוף נתונים ודיווח.
בניהול חנויות מקוונות, חנויות פיזיות, מילוי הזמנות, מלאי, ניירת, לקוחות ועובדים, הפיכתו לקמעונאי היא מסובכת מתמיד. הדבר נכון גם לגבי בעלי מסעדות או מפעילי מגרשי גולף. בנוסף לניירת וניהול צוות עובדים, הזמנה מקוונת והרגלי הלקוחות המתפתחים גוזלים זמן רב. תוכנת ניהול עסקים נועדה לעזור לך.
מומלץ להתייחס להיבט הניהול העסקי של מערכות קופה מודרניות כבקרת משימות של העסק שלך. לכן, אתה רוצה ש-POS ישתלב עם יישומים ותוכנות אחרות המשמשות לניהול העסק שלך. חלק מהשילובים הנפוצים יותר כוללים שיווק בדוא"ל וחשבונאות. דרך אינטגרציה, אתה יכול לנהל עסק יעיל ורווחי יותר מכיוון שהנתונים משותפים בין כל תוכנית.
מחקר מקרה של Deloitte Global מצא שעד סוף 2023, ל-90% מהמבוגרים יהיה סמארטפון שמשתמש בממוצע של 65 פעמים ביום. עם הפריחה של האינטרנט והאימוץ הנפיץ של סמארטפונים על ידי צרכנים, הרבה פונקציות קופה חדשות ותכונות הופיעו כדי לעזור לקמעונאים עצמאיים לספק חווית קניות רב-ערוצית מחוברת.
כדי להקל על בעלי עסקים, ספקי מערכות קופה ניידות החלו לעבד את התשלום באופן פנימי, והסירו רשמית מעבדי תשלומים מורכבים (ועלולים להיות מסוכנים) של צד שלישי מהמשוואה.
היתרונות של ארגונים הם כפולים. ראשית, הם יכולים לעבוד עם חברה כדי לעזור להם לנהל את העסק והכספים שלהם. שנית, התמחור בדרך כלל ישיר ושקוף יותר מאשר צדדים שלישיים. אתה יכול ליהנות משיעור עסקה אחד עבור כל אמצעי התשלום, ולא נדרשת עמלת הפעלה או עמלה חודשית.
חלק מספקי מערכות הקופה מספקים גם אינטגרציה של תוכניות נאמנות המבוססות על יישומים ניידים. 83% מהצרכנים אמרו שהם נוטים יותר לקנות מוצרים מחברות עם תוכניות נאמנות - 59% מהם מעדיפים מוצרים המבוססים על אפליקציות לנייד. מוזרות? לא ממש.
מקרה השימוש ליישום תוכנית נאמנות הוא פשוט: הראה ללקוחות שלך שאתה מעריך את העסק שלהם, תגרום להם להרגיש מוערכים ותמשיך לחזור. אתה יכול לתגמל את הלקוחות החוזרים שלהם באחוזים הנחות ומבצעים אחרים שאינם זמינים לקהל הרחב. מדובר בסך הכל בשימור לקוחות, הנמוך פי חמישה מעלות גיוס לקוחות חדשים.
כאשר אתה גורם ללקוחות שלך להרגיש שהעסק שלהם מוערך וממליץ באופן עקבי על מוצרים ושירותים העונים על הצרכים שלהם, אתה מגדיל את הסבירות שהם ידונו בעסק שלך עם חבריהם.
מערכות מודרניות של נקודות מכירה יכולות לעזור לך לנהל את העובדים שלך על ידי מעקב בקלות אחר שעות העבודה (ובאמצעות דוחות וביצועי מכירות, אם ישים). זה עוזר לך לתגמל את העובדים הטובים ביותר ולהדריך את אלה שזקוקים לעזרה הכי הרבה. זה יכול גם לפשט את המייגע משימות כגון שכר ותזמון.
הקופה שלך אמורה לאפשר לך להגדיר הרשאות מותאמות אישית למנהלים ולעובדים. בעזרת זה, אתה יכול לשלוט מי יכול לגשת לקצה האחורי של הקופה שלך ומי יכול לגשת רק לקצה הקדמי.
כמו כן, אתה אמור להיות מסוגל לתזמן משמרות עובדים, לעקוב אחר שעות העבודה שלהם ולהפיק דוחות המפרטים את הביצועים שלהם בעבודה (למשל צפייה במספר העסקאות שהם עיבדו, המספר הממוצע של פריטים לעסקה וערך העסקה הממוצע) .
התמיכה עצמה אינה תכונה של מערכת הקופה, אך תמיכה טובה 24/7 היא היבט חשוב מאוד עבור ספקי מערכות קופה.
גם אם הקופה שלך אינטואיטיבית וקל לשימוש, אתה בהחלט תיתקל בבעיות בשלב מסוים. כשתעשה זאת, תזדקק לתמיכה 24/7 כדי לעזור לך לפתור את הבעיה במהירות.
בדרך כלל ניתן ליצור קשר עם צוות התמיכה של מערכת הקופה באמצעות טלפון, דוא"ל וצ'אט חי. בנוסף לתמיכה לפי דרישה, שקול גם אם לספק הקופה יש תיעוד תומך, כגון סמינרים מקוונים, הדרכות וידאו וקהילות תמיכה ופורומים שבהם אתה יכול לשוחח בצ'אט עם קמעונאים אחרים שמשתמשים במערכת.
בנוסף לפונקציות המרכזיות של קופה המועילות למגוון עסקים, יש גם תוכנה לנקודות מכירה המיועדת לקמעונאים שיכולה לפתור את האתגרים הייחודיים שלך.
חווית הקנייה הרב-ערוצית מתחילה בחנות מקוונת עסקית קלה לגלישה המאפשרת ללקוחות לחקור מוצרים. התוצאה היא אותה חוויה נוחה בחנות.
לכן, יותר ויותר קמעונאים מסתגלים להתנהגות הלקוחות על ידי בחירה במערכת קופה ניידת המאפשרת להם להפעיל חנויות פיזיות וחנויות מסחר אלקטרוני מאותה פלטפורמה.
זה מאפשר לקמעונאים לבדוק אם יש להם מוצרים במלאי, לאמת את רמות המלאי שלהם במספר מיקומי חנויות, ליצור הזמנות מיוחדות במקום ולספק איסוף בחנות או משלוח ישיר.
עם התפתחות הטכנולוגיה הצרכנית והשינויים בהתנהגות הצרכנים, מערכות קופה ניידות מתמקדות יותר ויותר בפיתוח יכולות המכירות הרב-ערוציות שלהן ומטשטשות את הגבולות בין קמעונאות מקוונת וקמעונאית בחנות.
השימוש ב-CRM בקופה שלך מקל על מתן שירותים מותאמים אישית - כך שלא משנה מי נמצא במשמרת באותו יום, לקוחות יכולים להרגיש טוב יותר ולמכור יותר. מסד הנתונים של POS CRM שלך מאפשר לך ליצור פרופיל אישי עבור כל לקוח. בתצורות אלה קבצים, אתה יכול לעקוב אחר:
מאגר ה-CRM מאפשר גם לקמעונאים להגדיר מבצעים מתוזמנים (כאשר המבצע תקף רק במסגרת זמן נתונה, הפריט המקודם ישוחזר למחירו המקורי).
מלאי היא אחת מהתנהגויות האיזון הקשות ביותר שעומדות בפני קמעונאי, אך היא גם הדבר החשוב ביותר מכיוון שהיא משפיעה ישירות על תזרים המזומנים וההכנסה שלך. המשמעות היא בעצם מעקב אחר רמות המלאי שלך ועד הגדרת טריגרים להזמנה מחדש, כך שלעולם לא תצליחי חסרים פריטי מלאי יקרי ערך.
למערכות קופה יש בדרך כלל פונקציות עוצמתיות לניהול מלאי המפשטות את הדרך שבה קמעונאים קונים, ממיינים ומוכרים מלאי.
עם מעקב אחר מלאי בזמן אמת, קמעונאים יכולים לסמוך על כך שרמות המלאי המקוונות והפיזיות שלהם מדויקות.
אחד היתרונות הגדולים ביותר של קופה ניידת הוא שהוא יכול לתמוך בעסק שלך מחנות אחת למספר חנויות.
עם מערכת קופה שנבנתה במיוחד עבור ניהול ריבוי חנויות, אתה יכול לשלב מלאי, ניהול לקוחות ועובדים בכל המיקומים, ולנהל את כל העסק שלך ממקום אחד. היתרונות של ניהול ריבוי חנויות כוללים:
בנוסף למעקב אחר מלאי, דיווח הוא אחת הסיבות הגדולות ביותר לקנות מערכות נקודת מכירה. קופה ניידת צריכה לספק דוחות מוגדרים מראש כדי לתת לך תובנות לגבי הביצועים השעתיים, היומי, השבועי, החודשי והשנתי של החנות. דוחות אלו מעניקים לך הבנה מעמיקה של כל ההיבטים של העסק שלך ועוזרים לך לקבל החלטות מושכלות לשיפור היעילות והרווחיות.
ברגע שאתה מרוצה מהדוחות המובנים שמגיעים עם מערכת הקופה שלך, אתה יכול להתחיל להסתכל על האינטגרציה האנליטית המתקדמת - ייתכן שלספק תוכנת הקופה שלך אפילו יש מערכת ניתוח מתקדמת משלו, כך שאתה יודע שהיא בנויה לעיבוד הנתונים שלך .עם כל הנתונים והדוחות האלה, אתה יכול להתחיל לבצע אופטימיזציה של החנות שלך.
המשמעות יכולה להיות מזיהוי אנשי המכירות הטובים והגרועים ביותר ועד להבנת שיטות התשלום הפופולריות ביותר (כרטיסי אשראי, כרטיסי חיוב, צ'קים, טלפונים ניידים וכו') כך שתוכל ליצור את החוויה הטובה ביותר עבור הקונים.
זמן פרסום: ינואר-04-2022